El correcto desarrollo del Belén Monumental requiere un conjunto de tareas que si bien no son perceptibles al público son completamente necesarias para obtener el resultado final que se pretende.
Por una parte, se solicitan permisos a Telefónica S.A. para cubrir sus cabinas integrándolas en las escenas en las que quedan ubicadas.
También se diseñan y ejecutan instalaciones eléctricas especiales para iluminar adecuadamente el Belén y amenizarlo con música. Torres, conexiones, brazos de extensión, trenzados, cuadros, focos, soportes de hormigón para farolas constituyen elementos que igualmente se integran en el paisaje creado a partir del Belén.
Tras solicitar al Ministerio del Interior los permisos correspondientes y utilizando la red municipal de telecomunicaciones se instala un sistema de videovigilancia que conecta con la Central de la Policía Local con el objeto de velar por la seguridad de las escenas y figuras del Belén, evitando posibles actos vandálicos, tal y cómo en alguna ocasión suele ocurrir.
Durante los días que dura la Navidad los bares y restaurantes retiran las mesas y sillas de las terrazas de las calles dando cabida a las escenas del Belén. Igualmente son retirados anuncios y pequeño mobiliario urbano de los establecimientos comerciales para que la imagen del Belén sea la adecuada.
La Policía Municipal se encarga de la colocación de vallas, cierre de calles, cortes de tráfico, así como de la vigilancia presencial y a través de videovigilancia.
Finalmente destacar que en la actualidad el Ayuntamiento tiene en alquiler dos naves en el Polígono Industrial de Matacuervos en las que se almacena una parte de las figuras y construcciones que se utilizan. Otra parte importante se almacena en pequeños almacenes municipales y en locales de la Academia de la Guardia Civil.