Una vez definidas las personas que van a participar y analizadas sus capacidades y habilidades se establece un calendario para distribuir los esfuerzos en el tiempo.
El personal voluntario consta de unas 40 o 50 personas artistas que participan desinteresadamente. Son mujeres y hombres de San Lorenzo de El Escorial. Amas de casa, personas jubiladas, albañiles, fontaneros, pintores, carpinteros, cerrajeros, administrativos, informáticos, etc.
El núcleo fundamental está formado por quienes iniciaron la actividad y todos los años se produce algún alta o baja en función de los intereses demostrados y la disponibilidad personal. No obstante, quién haya participado en alguna ocasión no pierde su condición de “Ingeniero o ingeniera del Belén”.
Los trabajos empiezan a mediados de octubre (en torno a la Inmaculada Concepción) y terminan justo el día antes de la inauguración que suele ser el sábado o el domingo anterior a la Nochebuena, aunque en la edición de 2021 se adelantó al 6 de diciembre, alargándose el período de visitas.
Se constituyen dos grupos de trabajo, una en talleres y otra en exteriores.
En los talleres se reparan todos los deterioros de las piezas del año anterior (pintura, rotos, cambios de vestimentas, nombre de las figuras) y, si el tiempo lo permite, se mejoran las figuras o se crean otras nuevas
En exteriores se van preparando las diferentes escenas y se realizan las construcciones, el lago, el oasis, etc. cambiando la fisonomía urbana para acomodarla a la Galilea de hace más de 2000 años.
La jornada de trabajo del voluntariado es de lunes a viernes entre las 20 y las 23 horas y los sábados, domingos y festivos de 10 a 14 horas y, si fuera necesario, se prolonga los sábados por la tarde.
Bajo la supervisión del coordinador general trabajan los responsables de los trabajos correspondientes a diferentes oficios: carpintería, pintura, poliespán, electricidad, espuma, soldadura, vestuario, transporte, plantas, huerto, intendencia, limpieza.
Aparte hay un grupo de operarios municipales que facilitan la labor logística en cuanto al suministro de materiales y la utilización de vehículos y grúas que se utilizan en el traslado de las piezas.
También se obtiene apoyo municipal para las instalaciones eléctricas e iluminación necesaria, así como para la instalación del servicio de videovigilancia. Estas labores finalizan justo la noche anterior a la inauguración del Belén, momento en el que han de colocarse las figuras que le darán vida al día siguiente y durante todas las fiestas Navideñas. En el 25 aniversario, en el contexto de la Exposición callejera del 25 aniversario se hizo un especial reconocimiento a las personas que han colaborado de manera voluntaria durante todos estos años.
Los voluntarios que participan en la realización del Belén Monumental son obsequiados con un pequeño viaje de tres días, que de alguna forma compensa los esfuerzos realizados durante meses y contribuye a estrechar lazos personales entre los colaboradores de manera que la continuidad del Belén sea duradera en el tiempo.